Sala de reunião: entenda o que considerar ao montar a sua

sala de reunião

Realizar reuniões rápidas vem se tornado uma realidade cada vez mais constante nas organizações, por isso, as salas de reunião precisam ser modernas e dinâmicas, para atender às necessidades do dia a dia.

Seja para alinhamento, encontro com clientes, apresentação de resultados, brainstorms para projetos ou treinamentos, a sala de reunião é um importante ambiente dentro da empresa, e deve ser estrategicamente pensada para ter o máximo de funcionalidade e dar ênfase à colaboração e humanização dos espaços.

Acompanhe a seguir, como investir em uma solução funcional e os benefícios dessa ação.

Qual a importância de investir em uma sala de reunião adequada?

Um bom espaço para reuniões permite que a empresa mostre aos clientes, parceiros e colaboradores quais são os valores da organização.

Um conceito que vem ganhando força é o de huddle room, pequenas salas de reuniões com recursos necessários para uma conversa rápida e produtiva, equipadas com tecnologia para transmissão e exibição, tornando as reuniões a distância mais eficientes. Isso ajuda a reforçar a imagem de uma organização ágil, eficaz e moderna.

Uma das vantagens do huddle room é poder criar o ambiente de acordo com o negócio da empresa considerando os assuntos que serão discutidos na sala.

Porém, alguns tipos de atividades exigem uma sala mais reservada, para tratar assuntos sigilosos ou mais focados.

É importante no momento do projeto, analisar quais as finalidades das salas, para então projeta-las adequadamente.

Qualidade das reuniões

O sucesso das reuniões depende de muitos fatores, mas o principal deles é o conforto. Nenhum cliente ou colaborador será capaz de se concentrar se estiver desconfortável, em uma sala muito quente e pouco ventilada. Tais problemas podem determinar desatenção e, podem até mesmo influenciar negativamente nas decisões tomadas. Por isso, fatores como iluminação, climatização, funcionalidade e mobiliário adequado devem ser observados e planejados corretamente.

O que você pensaria da empresa com espaço inadequado, descuidado ou com mobiliário desconexo? Provavelmente que ela não recebe investimentos, que seus proprietários não são comprometidos e a gestão deve ser ineficiente. Você gostaria de se envolver com um negócio com esse perfil? Certamente não!

Por isso, o ambiente deve ser acolhedor, estimulante e confortável, com sofás convidativos, focados no bem-estar. Isso tende a deixar o clima da reunião mais leve. Até mesmo no momento de assinar o contrato, a probabilidade do cliente fechar negócio e ser mais flexível nesse tipo de ambiente é maior do que em uma sala tradicional.

Para isso, várias medidas práticas podem ser tomadas como:

  • iluminação adequada – luz difusa distribuída uniformemente pelo ambiente, natural ou artificial;
  • implementação do design biofílico e espaços verdes;
  • mobiliário ergonômico.

Como equipar sua sala de reuniões?

Além do foco estético, as salas de reuniões devem ser bastante funcionais, para tanto, planeje o mobiliário de acordo com as atividades que ocorrerão nelas. Em geral, você deverá sempre se preocupar com os seguintes itens:

Mesas

As mesas devem apresentar altura adequada seguindo as regras de ergonomia para o desenvolvimento do trabalho com mais qualidade. Além disso, devem acomodar pessoas sentadas lado a lado de forma confortável – sem ficarem muito distantes ou próximas demais, como também oferecer apoio para papéis, tablets, notebooks e outros itens.

Cadeiras

Assim como as mesas, as cadeiras também devem ser escolhidas com foco no conforto do usuário, e apresentar uma boa disposição tanto para reuniões rápidas como para as mais longas.

O mobiliário adequado deve seguir as regras de ergonomia estabelecidas pela NR17 e deve ter:

  • apoio para os braços, a fim de permitir o alívio da tensão nos ombros e no pescoço;
  • encosto para a cabeça;
  • estofado com uma espuma espessa, de boa densidade para evitar dores no quadril;
  • possibilidade de ajuste conforme a altura do usuário.

Outro aspecto importante a considerar é a adaptação ao tipo de uso. Em caso de necessidade de maior movimentação e dinamismo, as cadeiras giratórias com rodízios são ótima opção. Para atividades mais comuns, o modelo com base fixa pode ser usado.

Computadores, tablets, projetores e outros equipamentos eletrônicos

Reuniões de planejamento, resultados ou mesmo de alinhamento, são feitas muitas vezes de forma expositiva, demonstrando os dados em gráficos e tabelas ou também em formato de videoconferência. Nessas situações, as salas de reunião devem conter televisão ou tela com projetor digital com boa resolução e captação de som, para permitir o compartilhamento das informações de forma mais rápida e clara.

Outros móveis

Por fim, você tem de pensar nas necessidades específicas da sua empresa para as outras peças do mobiliário. As estantes podem ser utilizadas para armazenar documentos e objetos frequentemente utilizados. Já os sofás corporativos são interessantes para quando você quer criar um ambiente de reunião mais descontraído e aconchegante.

Quais fatores devem ser considerados?

Antes de escolher o mobiliário, é preciso observar alguns aspectos do ambiente em que serão feitas as reuniões. A seguir, vamos falar dos principais.

Tamanho

Tanto para os huddle rooms como para as salas tradicionais, é preciso antes de tudo avaliar qual a função será dada a cada espaço. Com base nisso, é possível considerar o tamanho ideal, para então adequar o mobiliário.

Outra dica importante, é escolher o mobiliário multifuncional para compor esses ambientes. Dessa forma fica mais fácil adaptá-lo caso seja necessário adaptar o objetivo da sala. Para não errar na escolha, busque por um bom fornecedor que ofereça uma consultoria completa.

Acústica

Para as salas mais reservadas, onde são tratados assuntos confidenciais ou sejam efetuados trabalhos extremamente focados, o isolamento acústico precisa de atenção especial. Isso para evitar que o som da sala vaze do ambiente.

O contrário também deve ser evitado, para não interferir internamente. É importante que isso seja observado pelo arquiteto durante o projeto, para garantir que o andamento das reuniões ocorra sem interferências.

Para as salas integradas aos demais ambientes, o revestimento do mobiliário pode ser uma opção e oferecer conforto acústico, reduzindo os ruídos no ambiente.

Climatização

A Norma Regulamentadora 17 estabelece que todo o ambiente corporativo deve apresentar uma temperatura entre 20º e 23º C. Dentro dessa faixa, os colaboradores poderão trabalhar em um ambiente agradável. Essa medida é essencial para manter a concentração durante as reuniões, considerando que as reações do nosso corpo em relação as variações de temperatura são muito incômodas e desviam recursos da nossa cognição a fim de restabelecer o conforto térmico.

Acomodação

Por fim, há a questão essencial da acomodação. Todos deverão estar confortáveis no espaço, ou seja, todos equipamentos que compõem o ambiente devem apresentar ergonomia com foco no bem-estar e devem facilitar a movimentação das pessoas durante o encontro.

Desse modo clientes e colaboradores ficarão mais confortáveis durante as reuniões e tomadas de decisão, além de ficarem impressionados com sua preocupação em oferecer espaços focados no bem-estar. Então, aproveite as dicas e elabore um projeto especial.

Quer conhecer mais sobre esse assunto? Então, veja este post com dicas de arquitetura corporativa.

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